Un dossier peut être créé pour un site existant ou pour une unité du site. Si le site est sélectionné, les adresses configurées sont reprises dans le dossier. Il est toutefois possible de gérer des mandats non affectés à des sites; l’adresse du mandat, l’adresse de facturation et l’adresse de livraison doivent être indiquées. Un dosser peut également comprendre une offre, un mandat et une prestation fournie; il peut également se composer d’une commande simple.

Un dossier passe par différents statuts. Lors de la création, le statut est sur «Nouveau», il passe ensuite à «Offre» ou «Mandat». Si le dossier est programmé, le statut est réglé sur «Planifié». Après la clôture de tous les activités en lien avec le mandat de maintenance, le dossier est (automatiquement) réglé sur «Exécuté». Le dossier est alors facturé et son statut passe à «Facturé».

Les statuts sont conservés dans l’historique et peuvent servir d’indicateurs.

Dans la partie Offre, les articles et heures nécessaires à un dossier sont enregistrés de manière structurée et un prix leur est attribué. Le prix peut être enregistré dans la base de données comme prix de base incluant différents rabais (par client, article ou également sur la base d’un contrat de maintenance). Si l’offre est imprimée ou envoyée au client par e-mail au format PDF, ceci peut être enregistré dans les activités; le total de l’offre est également enregistré.

Les activités de maintenance sont la base pour l’échange de données avec CATTOR Mobile et forment aussi la base pour l’établissement des procès-verbaux. À chaque niveau, il est possible de définir à l’avance quelles activités sont assurées par qui sur quelle unité.